Verpflichtende Erfassung und Meldung der Home-Office-Tage durch Dienstgeber

Durch das aktuelle Home-Office-Gesetzespaket wurden zahlreiche neue Regeln für das Arbeiten im Home-Office geschaffen. Der steuerliche Teil des Gesetzespakets tritt rückwirkend mit 1. Jänner 2021 in Kraft und sieht insbesondere eine Pflicht für Unternehmen vor, die Anzahl der Home-Office-Tage am Lohnkonto und am steuerlichen Jahreslohnzettel (L16) zu erfassen – dies für alle Dienstnehmer, die regelmäßig oder auch nur tageweise von zu Hause im „Home-Office“ arbeiten.

Was gilt als Home-Office-Tag?

Als Home-Office-Tage sind nur jene Tage zu zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird – nicht also „Mischtage“, an denen teils Home-Office und teils Arbeitsleistungen im Betrieb, Außendienst oder Dienstreisen erfolgen.

Was ist zu tun?

Um die Pflicht zur Angabe der Anzahl der Home-Office-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) korrekt zu erfüllen, sind folgende Punkte zu beachten:

  • Datumsmäßige Erfassung der tatsächlichen Home-Office-Tage in den betrieblichen Aufzeichnungen (z.B. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen), um für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet zu sein. Diese Home-Office-Aufzeichnungen sind idealerweise ab 1. Mai 2021, spätestens aber ab 1. Juli 2021 zu führen.
  • So es für die Monate Jänner bis April keine Aufzeichnungen gibt, sind die Home-Office-Tage je DienstnehmerIn bestmöglich nachzuvollziehen bzw. zu schätzen und aufzuzeichnen.

Zu beachten ist, dass die Pflicht zur Erfassung der Home-Office-Tage unabhängig davon besteht, ob von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale (bis zu € 3,00 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr) Gebrauch gemacht wird oder nicht.

Die Frage nach dem „Warum“

Die Pflicht zur Angabe der Home-Office-Tagesanzahl hat vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmern zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.