Verpflichtende jährliche Meldung an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer

Mit Umsetzung der 4. EU-Geldwäscherichtlinie wurden die Mitgliedstaaten dazu verpflichtet, nationale Register über wirtschaftliche Eigentümer von Unternehmen einzuführen. In Österreich geschah dies im Jahr 2018 durch die Einführung des Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetzes (WiEReG). Dieses legt den Betroffenen die Pflicht auf, ihre(n) wirtschaftlichen Eigentümer festzustellen, zu überprüfen und an die Registerbehörde zu melden.

Unterlassen Betroffene die Eintragung in das WE-Register, drohen bei vorsätzlicher Verletzung der Meldepflicht Strafen bis zu € 200.000 – bei grob fahrlässiger Verletzung bis zu € 100.000.

Das vorsätzliche Nicht-Aufbewahren der entsprechenden Dokumente zur Erstmeldung wird mit einer Strafe bis zu € 75.000 bestraft – bei grober Fahrlässigkeit mit bis zu € 25.000.

Seit 2020 muss in Umsetzung der 5. EU-Geldwäscherichtlinie ein zur Meldung verpflichteter Rechtsträger darüber hinaus die wirtschaftlichen Eigentümer jährlich überprüfen und die Aktualität der Daten mittels neuerlicher Meldung bestätigen.

Wer muss melden? 

  • Eine Meldepflicht trifft alle Rechtsträger im Sinne des § 1 Abs. 2 WiEReG mit Sitz im Inland, wie z.B.
    offene Gesellschaften, Kommanditgesellschaften
  • Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung
  • Vereine gemäß § 1 VerG
  • sonstige Rechtsträger, deren Eintragung im Firmenbuch gemäß § 2 Z 13 FBG vorgesehen ist
  • Privatstiftungen gemäß § 1 PSG
  • Stiftungen und Fonds gemäß § 1 BStFG 2015
  • aufgrund eines Landesgesetzes eingerichtete Stiftungen und Fonds, sofern die Anwendung dieses Bundesgesetzes landesgesetzlich vorgesehen ist
  • Trusts und trustähnliche Vereinbarungen, wenn sie vom Inland aus verwaltet werden
  • Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften
  • Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, kleine Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit
  • Sparkassen
  • Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigungen, Europäische Gesellschaften (SE), Europäische Genossenschaften (SCE)

Keine Rechtsträger im Sinne des WiEReG und daher nicht meldepflichtig sind

  • im Firmenbuch eingetragene Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften
  • Wohnungseigentümergemeinschaften
  • Agrargemeinschaften
  • Gesellschaften nach bürgerlichem Recht
  • Einzelunternehmer

Befreiung von der Meldung

Meldebefreit sind

  • Offene Gesellschaften und Kommanditgesellschaften, wenn alle Gesellschafter natürliche Personen sind
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung, wenn alle Gesellschafter natürliche Personen sind
  • Vereine gemäß Vereinsgesetz
  • Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften
  • Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, kleine Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit und Sparkassen

Achtung: Wenn eine andere Person wirtschaftlicher Eigentümer eines meldebefreiten Rechtsträgers ist oder wird, beispielsweise aufgrund eines Treuhandschaftsvertrages, fällt die Meldebefreiung weg und der Rechtsträger ist verpflichtet eine Meldung an das WE-Register zu übermitteln.

Was und wie ist zu melden?

Die Meldung der Daten hat digital über das Unternehmensserviceportal des Bundes (www.usp.gv.at) zu erfolgen und umfasst Vor- und Zuname, Wohnsitz, Geburtsdatum und -ort sowie Staatsangehörigkeit des oder der wirtschaftlichen Eigentümer(s). Ebenfalls anzugeben sind Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses bzw. das Ausmaß der Beteiligung oder Funktion.

Die Erstmeldung der wirtschaftlichen Eigentümer hatte bis 1.6.2018 zu erfolgen.

In weiterer Folge sind seither

  • Änderungen der wirtschaftlichen Eigentümer bzw.
  • neu errichtete meldepflichtige Rechtsträger

binnen vier Wochen nach Kenntnis der Änderung bzw. nach deren Errichtung (Eintragung im Firmenbuch) an das WE-Register zu melden.

Unterlassen Betroffene die Eintragung in das WE-Register, drohen bei vorsätzlicher Verletzung der Meldepflicht Strafen bis zu € 200.000 – bei grob fahrlässiger Verletzung bis zu € 100.000.

Neu seit 2020

Seit 2020 muss in Umsetzung der 5. EU-Geldwäscherichtlinie ein zur Meldung verpflichteter Rechtsträger darüber hinaus die wirtschaftlichen Eigentümer jährlich überprüfen und die Aktualität der Daten mittels neuerlicher Meldung bestätigen.

Kopien der relevanten Dokumente und Informationen sind bis mindestens 5 Jahre nach Ende des wirtschaftlichen Eigentums aufzubewahren. Ab 10.11.2020 wird das vorsätzliche Nicht-Aufbewahren der entsprechenden Dokumente zur Erstmeldung mit einer Strafe bis zu € 75.000 bestraft – bei grober Fahrlässigkeit bis zu € 25.000.

Ab Februar 2021 wird das BMF diesbezügliche Mahnschreiben mit Strafandrohung verschicken.

Compliance Package

Seit November 2020 können wir die zur Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer erforderlichen Dokumente an das WE-Register übermitteln und digital hinterlegen (Compliance-Package). Diese Dokumente können von Unternehmen, die Sorgfaltspflichten zur Geldwäscheprävention unterliegen, (z.B. Kreditinstitute, Finanzinstitute, Rechtsanwälte, Steuerberater und bestimmte Gewerbetreibende) eingesehen werden. Diese können dadurch Ihre Verpflichtung zur Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer ihrer Kunden (Know-Your-Customer (KYC-)-Pflichten) auf Basis dieser Dokumente erfüllen.

  • Vorteile:
    Der zeitaufwändige Prozess der Anfrage der Dokumente beim Rechtsträger (das sind Sie bzw. Ihr Unternehmen) und der Übersendung der Dokumente durch den Rechtsträger (durch Sie) kann durch die Einsicht in ein angelegtes Compliance-Package ersetzt werden, wodurch sich eine große Kosten- und Zeitersparnis und vor allem eine Beschleunigung von für Unternehmen kritischen Prozessen (z.B. Darlehensgewährungen) ergeben.
  • Ein Compliance-Package kann innerhalb des Gültigkeitszeitraums von einem Jahr beliebig oft verwendet (abgefragt) werden. Sofern unterjährig keine Änderungen eintreten, muss nur einmal jährlich im Rahmen der Durchführung der Sorgfaltspflichten der Rechtsträger zur Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer überprüft werden, ob die gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Wenn keine Änderungen eingetreten sind, müssen nur die Dokumente und Nachweise erneuert werden, für die besondere Erfordernisse bestehen. Dies betrifft die vor allem die Bestätigung der Geschäftsführung und Dokumente von ausländischen Ebenen.
  • Das Compliance-Package kann bei der Meldung eingeschränkt werden. Dies falls kann das Compliance-Package nur von den in der Meldung angegebenen Verpflichteten (Sie bestimmen wer darf) eingesehen werden – z.B. kontoführendes Kreditinstitut.
  • Durch ein Compliance-Package können Rechtsträger ihre Aufbewahrungspflicht gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG im digitalen Wege erfüllen.

Wir übernehmen gerne die Arbeiten für Sie!

Wir bieten Ihnen an, sämtlichen bürokratischen Aufwand im Zusammenhang mit dem WiEReG für Sie zu übernehmen – von der Erstmeldung über etwaige Änderungsmeldungen bis hin zur jährlich notwendigen Feststellung und Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer inklusive Erstellung und Aufbewahrung der erforderlichen Dokumentation. Selbstverständlich richten wir für Sie auch gerne ein Compliance-Package beim WE-Register ein und erledigen für Sie die jährlichen Sorgfaltspflichten.

Entnehmen Sie bitte dem beiliegenden Infofolder was wir für Sie tun können – damit Sie den Kopf für Ihr Unternehmen frei haben.

Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns beauftragen und wir Sie auch in dieser Angelegenheit begleiten und betreuen dürfen!

Ihr Team der Grazer Treuhand