Erfassen mit der Kassa Anwendung

Soweit, so gut 👌😎. Im nächsten Schritt sind die Bargeldbewegungen in der Buchhaltung zu erfassen mit der Kassa Anwendung… 👢👢

Kassa Anlegen

Bevor man die Geldbewegungen erfassen kann, müssen alle relevanten Dokumente ins Unternehmen Online hochgeladen werden und eine ‘Kassa’ angelegt sein. Siehe dazu diese Artikel:

Vorgehen

  1. Login beim DATEV Unternehmen Online (http://duo.datev.de)

 

  1. Auf ‘Kasse erfassen’ klicken oder auf ‚Anwendungen‘ > ‚Kassenbuch‘
  2. Klicken Sie auf ‘Erfassen’ unter dem Konto, das Sie nun erfassen wollen
  3. Wenn Belege vorhanden sind, wählen Sie den relevanten ‘Belegtyp’ (oben links) und klicken Sie dann auf eine Rechnung 
  4. Falls keine Belege vorhanden sind, klicken Sie auf ‘Ohne Beleg erfassen’ oder gehen Sie gleich zum nächsten Schritt (falls das Programm automatisch überspringt)
    Achtung!
    Für die Buchhaltung gilt die Regel – “Keine Buchung ohne Beleg” – aber für Bankbewegungen, z.B. Überweisungen innerhalb der Firma oder Bankspesen, sind kein Belege nötig.
  5. Änderung des Zeitraumes auf den richtigen Monat (oben rechts).
  6. Geben Sie alle relevanten Informationen in das Eingabefeld ein (Felder mit * müssen ausgefüllt werden):
        Top Tip!

    Sie können die Eingabefelder unter Einstellungen > Erfassungsmaske konfigurieren:


    Datum*: Das Datum, an dem der Beleg bezahlt wurde.
    Beleg Nr.: Normalerweise steht eine Rechnungsnummer oder Belegnummer auf der Rechnung  und die Texterkennung füllt dieses Feld automatisch aus. Es ist nicht essentiell dieses Feld auszufüllen.
    Einnahme/Ausgabe*: Der Betrag der ausgegeben/eingenommen wurden  – dieser Betrag muss genau mit der Rechnung übereinstimmen.
    Belegtext*: Eine kurze Beschreibung der Bewegung im Format ‘Verkäufer’, ‘Produkt’ oder ‘Dienstleistung’ z.B. Pagro, Ordner etc.

    Falls es mit Ihre Buchalter*in ausgemacht wurde, können Sie auch das Kontonummer und Steuercode eingeben:
    Gegenkonto*: Jede Buchung hat ein passendes Buchungskonto. (Siehe diesen Artikel für mehr Info – Der Kontenplan)
    BU*: Der Steuercode für die Transaktion (mehr Information hier – Steuercodes )

  7. Sie können jeden Belegtext als Vorlage speichern, wenn es regelmäßig Belege dazu gibt, dann ist das Gegenkonto auch gespeichert – klicken Sie einfach auf das Kästchen ‚Belegtext als Vorlage speichern‘:
      Info!
    Für Einnahmen und Ausgaben sind die Vorlagen getrennt.
  8.  Auf ‘Speichern’ Drücken 

       Ablage Ort auswählen…
    Beim allerersten Speichern muss man in der Belegablage einen Ort auswählen – für jedes Jahr gibt ein ‘Standardregister’ – da sollten die Belege gespeichert werden!

  9. Schritte 5-10 wiederholen, bis alle hochgeladenen Rechnungen erfasst sind!
  10. Sie kommen jetzt auf die ‘Kassenbewegungen-Übersicht’

  11. Wiederholen Sie die Schritte 6-10 für der Rest der Transaktionen, die keinen Beleg brauchen (zB. Geld Bewegungen zwischen Bank und Kassa)
  12. Drücken Sie auf ‘Abbrechen’
  13. Falls Sie von einen Bankauszug oder Kassenbericht arbeiten, kontrollieren Sie das alle Bewegungen erfasst wurden.

Gibt es noch unerfasste Transaktionen
Benötigen Sie dafür Belege, die Sie noch hochladen müssen

Sind alle Transaktionen erfasst
Dann ist Zeit für eine letzte Kontrolle!! 🤓