Unternehmen Online Komplett Setup Prozess

Diese Artikel erklärt das ganze Setup Prozess, sodass Klienten eine Digitale Buchhaltung mit DATEV Unternehmen Online (DUO) durchführen können…

Diese Checkliste findet man auf der ‚Checkliste‘ Karte auf der DUO Setup Board in Trello.

  • Erste Kontakt mit Klient

Der Klient wurde meistens schon informiert über die Kosten und Ablauf das Setup Prozess vom Partner oder Buchhaltungsteam Leiter – wenn nicht, musst das erst mit Klient geklärt werden.

  • Klient kontaktieren & Info bekommen

Bevor wir die Zugänge für DUO (Smartlogin) bestellen können und das Konto richtig einstellen, benötigen wir folgenden Information vom Klient:

    • Vor, Nachname + Email Adresse von alle Benutzer die Zugang benötigen
    • Welche Benutzer Zugang zum Auswertungen haben sollen
    • Ob Klient E/A oder Doppelte Buchhaltung führen
  • Klient an Datenbank Tabelle einfügen

Unter 60350 > Dokumente ist eine Datenbank mit Information mit alle Klienten die eine Lizenz für DUO abonnieren- „Aktiven DUO Users“
Auf der Blatt ‚Verrechnen durch GT‘ solltest du ein neue Eintrag machen für diese Klient.

  • DUO anlegen

Der Klient ein Konto in DUO anlegen – diese Anleitung geht durch das gesamte Prozess.

  • Smartlogins/MIDentity Zugänge bestellen

Formular zum ausfüllen hier:
\\FILESERVER02\import-export\GT\GT-Projekt Digitalisierung BH_2021\DUOForms\SmartLogin\TEMPLATE.pdf
(diese Adresse kann man in Chrome oder Edge einfügen)

Die ausgefüllte Formular an info@datev.at verschicken.

  • Willkommen Email Klient versenden

Willkommen Mail an die Klient  aus Outlook weiterleiten – Klient Name zu erst anpassen (Michael fragen falls du das Vorlage nicht hast).

Wichtig!
In den ersten Zeilen der Mail befindet sich ein versteckter Satz ( so genannte „Vorschauzeile“), der im Posteingang des Klienten unter dem Betreff erscheint – dieser sollte nicht gelöscht werden!!!
  • Verrechnen?

Falls der Klient in Arbeitsplatz kein ‚BH nach Leistungsnachweis‘ hat,  sollte EDV Team die Setup kosten an Klient verrechnen unter lfd. Beratung/Leistung auf der Vergütung Tab:

  • Termin finden Einschulung

Die Klient wartet auf sein Zugang der durch der Post kommt – dann sollte sich bei uns melden, entweder per Mail, Telefon oder mit der Calendly App eine Einschulung Termin zu organisieren.

  • Rechte zuweisen

Sobald der Klient ein Termin hat, kann die Rechte auf der Klient sein Zugang zugewiesen werden – Artikel: Rechte Zuweisen

  • Stammdaten Importieren?

Falls wir Stammdaten für den Klient schon haben, entweder weil die schon bei uns Klient sind oder die BH übergenommen wurde – kann man die Kontonummern und Info von Rechnungswesen ins DUO (bzw. Stammdaten Online) einspielen. Diese Artikel erklärt wie: Import & Export Buchhaltungsdaten REWE > DUO

  • Sachkonten Importieren

Falls der Klient selber kontieren kann/will, müsst einen Kontenplan importiert werden. Wenn der Klient ins Rechnungswesen schon Buchungen hat, kann diese Kontenplan von hier exportiert und ins DUO importiert werden. Sonst müsst einen Branchespezifisches ‚Standard Konto‘ von Martina Russold geholt und importiert werden! Siehe diese Artikel: Import & Export Buchhaltungsdaten REWE > DUO

  • Erfassungsmaske Bearbeiten

Damit der Klient die richtige Information erfasst, sollte die Erfassungsmaske angepasst werden. Für Doppelte BH und E/A ist das unterschiedlich. Siehe diese Artikel für mehr Information: Belege Online Erfassungsmaske Bearbeiten

  • Auswertungen Hochladen?

Falls der Klient schon Buchhaltungsdaten bei  uns hat, oder es importiert wurde, sollte das ins Rechenzentrum (RZ) bereitgestellt werden. Diese Artikel erklärt wie… Auswertungen Bereitstellen

  • Leistungsnachweis Ablageort anlegen

Innerhalb das Belegübersicht, ein neues Ablageort unter ‚Buchführung‘ mit die Name ‚Leistungsnachweis‘ sollte angelegt werden (ohne Gültigkeitszeitraum)

  • Abwicklungsvereinbarung Ausdrucken

Hoffentlich das alle letzte Papier Dokument wir mit der Klient austauschen ist das Abwicklungsvereinbarung. Das findet man in die Buchhaltungsauftrag Ordner am Desktop.

Das Abwicklungsvereinbarung hilft dabei das Klient (und uns!) zu wissen welche Erwartungen und Ausmachungen für die Zusammenarbeit in die BH haben.

  • Einschulung durchführen

Die Klient wird mit Hilfe das Calendly Software ein Termin mit uns ausmachen. Diese Termin dauert circa 60-90 Minuten und alle Funktionen werden das Klient erklärt und gezeigt. Am bestens findet den Termin bei uns im Büro statt, sonst kann es auch online per Webex durchgeführt werden.

Hier ist ein Link zu ein kurzes Präsentation Leitfaden, mit alle Punkte die besprochen sein sollen…  DATEV Unternehmen Online Einschulung Leitfaden

Während den Termin, kann das Abwicklungsvereinbarung ausgefüllt und falls möglich, gleich mit Upload Mobil hochgeladen werden

  • Post-Einschulung Email

Abschluss Mail an die Klient  aus Outlook weiterleiten – Klient Name UND Einschulung Zeitraum (gestern/vorgestern/letzte Woche) zu erst anpassen (Michael fragen falls du das Vorlage nicht hast)

  • Klient verrechnen??

Falls die Aufwände für den Klient nicht mit den Leistungsnachweis erfasst werden, sollte das Verrechnen von DUO  als extra Schritt organisiert werden. Einfach ein Mail an Stephi mit der Klient Info schicken