Bei der Verwendung von Registrierkassen sind verpflichtende Sicherheitsmaßnahmen zu beachten, die den Schutz vor Manipulation der in der Registrierkasse gespeicherten Daten sicherstellen sollen.
Die Erstellung von Start-, Monats- und Jahresbelegen unterstützen die vollständige Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse.
Jahresbelege müssen zum Abschluss eines jeden Jahres (unabhängig vom gewählten Wirtschaftsjahr) erstellt, überprüft und für 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfrist) aufbewahrt werden.
Für das Jahr 2019 ist demnach bis spätestens 15. Februar 2020 für jede Registrierkasse separat ein Jahresbeleg zu erstellen und zu überprüfen.
Der Monatsbeleg für Dezember ist zugleich der Jahresbeleg und kann wie jeder andere Nullbeleg durch Eingabe des Wertes 0 erstellt werden. Eine Überprüfung kann manuell mithilfe der „BMF Belegcheck App“ https://www.bmf.gv.at/services/apps.html vorgenommen werden.
Sofern die Registrierkasse über die entsprechende technische Ausstattung verfügt, kann der Jahresbeleg elektronisch erstellt und über den Registrierkassen-Webservice zur Prüfung an FinanzOnline übermittelt werden. In diesem Fall sind Ausdruck und Aufbewahrung des Belegs nicht notwendig.
In Ausnahmefällen – kein Internetzugang und kein Smartphone verfügbar – ist auch eine manuelle Übermittlung des Jahresbelegs (Formular RK 1) möglich. Das Versäumen der Frist (15. Februar 2020) kann eine Finanzordnungswidrigkeit darstellen.